5 pasos para dar y 5 pasos para recibir feedback y no crear mal ambiente

Dar Feedback

Un estudio de la Universidad de Toronto sostiene que las críticas constructivas estimulan la creatividad y son beneficiosas para el desarrollo del trabajo.

Sin embargo, si se dan de forma incorrecta pueden entorpecer un proyecto o incluso crear mal ambiente en el departamento.

Hay distintas formas de enfocar el feedback. En algunas organizaciones se da de forma recurrente y formal, en otras, por ejemplo, se da de la mano de los líderes.      

Lo que está claro es que tanto si se da de forma formal como informal es necesario tener herramientas y una guía para hacerlo de forma adecuada. No solo basta con la voluntad de ser constructivo, debe enfocarse la conversación de la manera correcta y dejar de lado las críticas personales.

5 pasos para dar feedback

  • El momento adecuado

Hay que gestionar el momento adecuado y tener una razón de peso para darlo. Si constantemente estamos dando nuestra opinión puede indicar inseguridad y rozar la obsesión por el control.

Tanto líderes como colaboradores pueden dar feedback, pero es importante saber cuándo es el momento indicado. Si estamos en un momento de mucho trabajo o un pico de estrés esa interrupción puede que no sea de gran ayuda.

Podemos usar las evaluaciones de desempeño trimestrales para aportar esos comentarios que ayudarán a la persona a realizar un mejor trabajo o buscar un hueco en la agenda de la otra persona para fijar día y hora.

  • Planifica la conversación

A nadie le gusta sentir que le han preparado una emboscada, así que es mejor planificar el encuentro con antelación.

No se puede dar feedback tal y como viene, es importante planificarlo y basarse en hechos, poder dar ejemplos claros y no basarse en nada personal.

Así pues, es necesario preparar la reunión con antelación y decirle a esa persona cuál es el objetivo de ese encuentro.

  • Valoración del trabajo y no de la personalidad

Para dar un feedback constructivo es importante basarnos en el trabajo realizado, aquello que se puede mejorar y no en la personalidad o forma de ser.

Esta valoración es profesional y por tanto no tiene intención de ser una recriminación a nada personal.

  • Sé concreto y cíñete a los hechos

Es necesario empezar con aquello que funcionan y se ha hecho bien. Debemos dar un mensaje constructivo y por ello es vital ser concreto y focalizar el tema a tratar.

Cíñete a los hechos ocurridos, da ejemplos reales y propón áreas de mejora. Deja espacio y tiempo para que la otra persona pueda asimilarlo y ver cómo reacciona ante la información.

Sé asertivo en tu discurso y sobre todo no digas que esta reunión proviene de quejas de otros compañeros, eso solo enrarecerá el clima del equipo. Debes dar feedback en primera persona y aportar posibles soluciones para darle un aspecto positivo a esta interacción.

  • Siempre cara a cara

Es importante que este tipo de reuniones se den cara cara. A través de mensajes o videollamadas se pueden mal interpretar algunos silencios o gestos.

En directo puedes decodificar mejor cómo se lo está tomando la persona y poder realizar ajustes a tu discurso para evitar que se lo tome mal.

5 consejos para recibir feedback

Es importante escuchar y tener una actitud crítica hacia uno mismo, solo así el feedback es efectivo. Si nos han pedido una reunión para comentarnos nuestro trabajo es importante tener la mente abierta y escuchar con atención.

Muchas empresas están implementando dentro de su cultura organizacional el hábito de dar y recibir feedback. Así pues, estos consejos pueden ayudarte a gestionar mejor esas reuniones.

  • Escucha primero

Escuchar es una buena forma de aprender. Así pues, si alguien quiere comunicarse contigo es importante que apreciemos ese gesto y lo tomemos como una oportunidad de aprendizaje.

Dar y recibir feedback es como todo en la vida, la práctica te ayuda a hacerlo cada vez mejor.

  • Aprecia otros puntos de vista

Sabemos que cada persona ve y siente a su manera. Es necesario prestar atención a otros puntos de vista, solo así apreciaremos la imagen completa.

Trabajar en equipo supone que varias personalidades con formas distintas de trabajar colaboren. Ver qué problemas hay y qué otras formas de hacer las cosas será enriquecedor para el equipo y también para tu crecimiento profesional.

  • Medítalo con calma

Es difícil si no estás de acuerdo con lo que dicen, pero es importante meditarlo con calma. Acepta toda la información y revísala luego.

Puedes proponer otra reunión para hablar de los cambios o distintas formas de trabajar que se te ocurran respecto a ese tema.

En estas reuniones es necesario mantener la mente fría y tener en cuenta que no es un ataque personal, simplemente una forma de buscar nuevas soluciones.

  • No te ofendas

Que analicen tu trabajo puede afectarte, así que es mejor separar tus emociones de los hechos.

No sale nada positivo de una reunión de retroalimentación si la persona se pone a la defensiva. Si te cuesta ver esto como una forma de mejora, recuerda que no es un ataque profesional, es una evaluación profesional.

Lo mejor es reaccionar de forma positiva y proactiva. ¿Puedes darme un ejemplo? ¿Cómo crees que podría enfocarlo?

La persona que te está informando seguramente te ayude a buscar una alternativa a lo que hacías hasta ahora e investigar nuevas formas de proceder.

  • Acepta la reunión solo cuando estés preparado

Finalmente, no aceptes la reunión si no estás preparado o en el mejor momento emocional. Una reunión de este tipo puede afectar al rendimiento, la motivación y la salud mental.

Hay días y días, y puede que necesites mentalizarte para la ocasión. No es nada malo reconocerlo y tenerlo presente. Dar y recibir feedback debe ser positivo, pero si a nivel emocional no lo será, es mejor que se lo comuniques a tu interlocutor para posponerlo hasta el momento adecuado.

Si durante la sesión, la persona se centra más en cómo eres que en cómo lo haces, indícalo y dile que necesitas que se centre en los hechos.

Al final el feedback es como recibir consejos, si no los pedimos o no estamos receptivos difícilmente se pondrán en marcha y serán positivos.

Es una herramienta muy potente para crecer profesionalmente y así es como debe ser vista. No es una forma formal de criticar, ni tampoco para resolver conflictos, es una oportunidad de mejorar la forma de trabajar, ser más eficientes y poder implementarlo lo antes posible, en beneficio del equipo, la empresa y tú mismo. 

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