Las reuniones son, a veces, grandes consumidoras de tiempo y grandes enemigas de la productividad. La reunión debe tener un objetivo concreto y hacerla tiene que estar limitado temporalmente para evitar que se eternicen.
Durante la pandemia las reuniones vía Zoom o Teams se convirtieron en una forma de mantener el contacto con los compañeros. De hecho, Microsoft declaró que a nivel mundial se han pasado más de 30,000 millones de minutos en Teams durante tres meses de ese periodo.
Pero la “juntitis” es algo que ocurre muy a menudo en el mundo empresarial. Es el diagnóstico más común en la mayoría de las empresas. Son esas reuniones que impiden y dificultan la optimización del tiempo y en consecuencia retrasan la productividad.
3 pasos para hacer una buena reunión
Las reuniones son herramientas de organización que permiten trabajar en equipo e impulsar la productividad, eso sí, cuando se realizan correctamente.
Para poder realizar una buena reunión, esta debe cumplir con el objetivo y para ello es necesario hacer estos tres pasos.
- Prepara la reunión
Para preparar propiamente el meeting es necesario definir el objetivo, diseñar una agenda de temas a tratar, elegir los participantes y enviar la convocatoria.
Definir el objetivo y la agenda hace que se focalicen los temas y no se traten asuntos pendientes o de otras campañas en ese tiempo. Solo está permitido hablar de lo acordado, ya que la gente debe prepararse el contenido y divagar puede llevar a caminos no preparados.
La agenda del día debe estar por orden de más importante a menos. Así si el tiempo corre y no hay más, los temas menos importantes son los que quedarán en el tintero.
El 90% del éxito de una reunión depende de su preparación. Así pues, el primer paso es importante y determinará si la reunión ha sido efectiva o no.
Antes de llevar a cabo la reunión es importante verificar que tenemos un espacio adecuado para hacerlo, recopilar la información necesaria para poder dar respuesta, confirmar la asistencia de los participantes y enviar los puntos a tratar.
- Haz la reunión
En este punto hay varias cosas que debemos tener en mente. La primera: iniciar puntualmente la reunión. El tiempo se escapa en esos minutos de espera y todo el mundo tiene otras tareas que atender. Ser puntual es ser buen profesional y ayuda al resto a poder mantener otros compromisos profesionales.
Al inicio recuerda el objetivo del meeting y repasa la agenda para que todo el mundo lo tenga en mente.
Define antes de entrar en materia quién hará el acta y cuando la enviará. Es necesario moderar y estimular la participación, las reuniones sirven para limar asperezas, definir próximos pasos y resolver conflictos.
De la reunión deben salir acuerdos que permitan alcanzar las metas propuestas.
Finaliza la reunión con las conclusiones a las que se ha llegado. Los acuerdos deben dejar claro qué, cuándo y quién para que no haya malentendidos.
Da por terminada la reunión en el tiempo acordado. Si quedan temas por resolver piensa si se puede hacer por correo o es necesario agendar una nueva reunión con esos temas y el seguimiento de los acuerdos.
- Cumple los compromisos
Las reuniones son efectivas cuando los participantes cumplen los compromisos a los que llegaron durante la sesión.
Gracias al acta podemos ver la fecha de los acuerdos, quién se ha comprometido, los responsables de la acción y la fecha de entrega.
Beneficios de hacer reuniones efectivas
- Mejora la productividad
- Fomenta el crecimiento profesional y las responsabilidades
- Impulsa la competitividad de los colaboradores
- Mejora el trabajo en equipo
- Se logran más fácilmente las metas propuestas
- La gente no evita las reuniones, entiende su importancia
El arte de hacer reuniones y de dirigirlas
Dirigir una reunión es una habilidad que se puede entrenar, pero también es un trabajo que se debe ejercitar para ir mejorando.
Muchas reuniones pierden el foco porque el director o responsable de la reunión no sabe gestionar el tiempo, el equipo o los temas.
Para ser un buen director es importante hacer preguntas cerradas y enfocadas al tema. De este modo se evita que la gente divague y no se llegue a ningún compromiso.
Pide la opinión de los asistentes cuando lo consideres necesario. Llegar a acuerdos mediante el consenso hará que se implementen más fácilmente.
Uno de los objetivos es acercar posturas. Una reunión no es para imponer o recalcar algo que este mal, eso se hace en privado, es para entender una situación y conseguir llegar a un objetivo.
Otro aspecto importante es controlar el tiempo. Las reuniones deben ser limitadas y el tiempo nos ayuda a no seguir hasta la eternidad con ese tema. Da un propósito y marca el tiempo dedicado a hablar sobre ello.
Para poder hacer bien la reunión ten a mano un reloj y ve revisando el consumo de tiempo y temas.
Un buen responsable de reuniones se encarga de ayudar a los participantes a dirigir los temas en un tiempo concreto y llegar a pactos que permitan alcanzar los objetivos de la empresa y departamento.
El acta será el documento oficial que consultar cuando dudemos de los compromisos acordados.
Mide la satisfacción
Implementar estos cambios modificará, de forma radical, los resultados de tus reuniones. Sin embargo, pregunta a tu equipo su grado de satisfacción.
¿Qué les gusta de las reuniones actuales? ¿Qué se puede mejorar? ¿Cómo ha impactado la nueva forma de reunirse?
A veces preguntar es la única forma de saber si es un éxito o no las estrategias que estamos implementando.
Adiós a sufrir juntits laboral.
