¿Cómo tener un control de asistencia de personal a la medida de tu empresa?

control_de_asistencia_colaboradores

El control de asistencia de personal es fundamental para la gestión de las organizaciones, incluso para las más flexibles, ya que es información valiosa que el patrón debe conservar, según lo establece la ley. 

Y más allá de ser percibido como una forma de opresión, la importancia de llevar un correcto registro de asistencias reside en que puede ser muy benéfico para gestionar eficientemente al capital humano, ya que con la información que se arroja es posible detectar áreas de oportunidad e implementar las acciones de mejora.

Si bien existen diversos métodos para el registro de asistencias, dependiendo de las necesidades de cada empresa, condiciones, material e incluso número de colaboradores, actualmente existen soluciones digitales de reloj checador de personal que facilitan esta tarea enormemente.

¿Qué es el control de asistencia?

Es el procedimiento a través del cual se gestiona y registra la cantidad de horas trabajadas por los colaboradores, con respecto a una jornada laboral preestablecida, permitiendo al encargado de dicha revisión, obtener información sobre la hora de entrada, salida y pausas de los empleados, para diferenciarlas de las incidencias, ya sea retardos, faltas, horas extra, entre otras. 

La transformación del registro de asistencia de personal

Si bien a lo largo del tiempo el control de asistencia se ha realizado de forma manual (registrándose en papel y capturando la información) o semimanual (usando relojes checadores y pasando el registro a la computadora vía USB), hoy en día existen plataformas de control horario digitales que facilitan desde el registro de los empleados, hasta la configuración, gestión y análisis de los resultados.

Veamos las características e inconvenientes de algunas de estas opciones:

  • Libros de entradas y salidas. El registro en papel podría ser uno de los más comunes, pero también de los menos prácticos. Quizá podría funcionar bien para una empresa con pocos colaboradores, aunque aún así representaría gastos recurrentes en la compra de dichos cuadernos, trabajo y tiempo de captura, y los posibles errores que ello conlleva. 
  • Hojas de cálculo. En un intento por modernizar dicho proceso, hay quienes hacen uso de las hojas de cálculo, cuya desventaja principal es la poca flexibilidad, ya que requiere que el colaborador ingrese a un documento desde una computadora o dispositivo móvil, que en el mejor de los casos debería estar compartido en la nube y configurado para que únicamente pueda visualizar y editar su propia información. Para el gestor del capital, representa un esfuerzo adicional en recabar y reunir la información individual de cada miembro de la plantilla.
  • Relojes checadores. Mucho más recientes y utilizados, ya sea de fichaje con tarjeta, lector de huella digital, reconocimiento biométrico u otros…se trata de sistemas fáciles de usar para los colaboradores ubicados en un centro de trabajo (lo que no aplica para ciertos sectores económicos), pero que implican diversos pasos para los encargados de analizar dicha información, cuya descarga puede ser a través de una memoria USB o de la vinculación con un software, aunque el análisis, la interpretación y visualización depende de las habilidades de cada persona.
  • Control de asistencia de personal digital. Tal como HolmesHR, esta es la opción más accesible, intuitiva y práctica, con la que los colaboradores podrán registrar sus entradas, salidas y pausas a través de su celular y desde donde se encuentren o desde un quiosco ubicado en el centro de trabajo. Que además facilita la gestión del responsable de recursos humanos, así como el análisis y visualización de los datos, para tomar decisiones estratégicas.

Beneficios de implementar un software de control de asistencia en tu empresa

Llevar un control de la asistencia del personal beneficia tanto para cumplir con procesos administrativos de rutina, como para detectar áreas de oportunidad, desarrollar e implementar estrategias con base en la información obtenida.

Por ejemplo, en caso de un incremento del porcentaje de absentismo laboral en un departamento específico, sería necesario averiguar por qué está ocurriendo. 

De igual forma si fuera necesario ajustar salarios derivado del cálculo de horas extras o realizar cambios en la determinación de los índices u objetivos laborales, entre otros.

Algunos otros de los beneficios de automatizar el trabajo administrativo de las asistencias son:

  • Ahorro de tiempo y enfoque del equipo de RR.HH. 
  • Reducción de costos operativos. 
  • Mejora la toma de decisiones y prospecciones.
  • Evaluación eficaz de la gestión del talento humano.
  • Obtención de datos precisos. 
  • Favorece la flexibilidad horaria y la autogestión del tiempo. 
  • Equilibrio en la asignación de trabajo. 
  • Coordinación eficiente de los equipos.
Características que debe poseer el software de control de asistencia ideal

Para asegurar la eficacia de un software de control de asistencia, este debería cumplir con una serie de cualidades mínimas, algunas de las cuales enlistamos a continuación:

  • Integral. Para que pueda centralizar la información obtenida de las diferentes funcionalidades implicadas: reloj checador, gestor de vacaciones, ausencias, expediente digital y gestor documental.
  • Adaptable. A los requerimientos y necesidades de las empresas, así como poseer la capacidad de crecer conforme crezca la empresa e incluir más funcionalidades.
  • Exportable. Capaz de generar informes visuales, con estadísticas útiles para la toma de decisiones, que puedan ser exportados a documentos de excel.
  • Seguro. Capaz de garantizar la protección de datos, aun en la nube. Con la posibilidad de otorgar permisos de acceso y llevar un registro de quien ha revisado y editado la información.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *