Gestión del cambio: avanzar para sobrevivir

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Los cambios se han convertido en una constante en la vida de cualquier profesional. Para las empresas, la transformación ahora es más necesaria que nunca y es imprescindible gestionarla de forma correcta.

Si todo el mundo avanza y tú no, se genera en ti la sensación de retroceder, de dejar el mercado y tu competitividad atrás. Ante el empuje de la globalización y la tecnología, quedarse quieto ya no es una opción.

Quedarse fuera de la innovación es una oportunidad perdida e incluso puede ser la causa del cierre de una empresa. Por ello, la gestión del cambio debe ser una prioridad para cualquier organización.

Torben Rick señala que “el 70% de los procesos acaban fracasando. En el 33% de los casos, se debe a una mala gestión”.

Para prosperar, una organización debe ser flexible y capaz de responder rápidamente a las innovaciones que exige el mercado. Las empresas antiguas, lentas o burocráticas son superadas por competidores más flexibles y modernos.

No solamente la competencia genera el cambio, sino también la necesidad de desarrollar nuevos métodos de producción o innovaciones, así como la necesidad de reducir costos, de implementar reorganizaciones o cambios de ubicación.

¿Cuál es la primera razón de la resistencia al cambio? El miedo a perder estatus, o, peor aún, ¡a perder el trabajo! Así describe Business Consulting Solutions la resistencia a modificar algo en el trabajo.

Etapas del cambio

Cada vez los ciclos de vida de productos, métodos o tecnologías son más cortos y requieren una adaptación constante .

Para que una gestión y adaptación se desarrolle de manera idónea, el proceso de cambio debe abarcar entre 36 y 60 meses. No obstante, este periodo puede parecer muy extenso en algunos casos, ya que, a veces, la empresa no dispone de este tiempo para implementar nuevas leyes o modalidades de trabajo.

La estimación del plazo para gestionar el cambio depende de las etapas que la empresa y el gestor deben desarrollar hasta darlo por concluido y haberlo convertido ya en un hábito.

1. Elaborar un análisis de la empresa, considerando los siguientes aspectos: ¿Dónde estamos? ¿Qué debemos cambiar? ¿Qué departamentos están contemplados en el cambio? ¿Qué personal está involucrado en el cambio?

2. Definir los objetivos de la gestión del cambio de forma clara y medible, así como establecer los tiempos aproximados de implementación y funcionamiento óptimo.

3. Crear un clima propicio para el cambio. Para ello, es necesario comunicar a los colaboradores el porqué del cambio, explicarles cómo ello afectará su trabajo, así como brindarles herramientas y formaciones adecuadas para implementarlo.

4. Diseñar una “Hoja de ruta” sobre los nuevos modelos, en la que se explique acerca de la formación orientada a la gestión del cambio, su implementación y la transición que se producirá entre las dos modalidades, junto con un documento que incluya las comunicaciones dirigidas al equipo en cada etapa.

5. Considerar la revisión y el feedback de la Hoja de ruta. En cada etapa de la gestión del cambio, se debe analizar cómo se está desarrollando dicho proceso, qué funciona y qué no; además, se debe brindar el feedback a los colaboradores y directivos sobre su implicación en el cambio, su aceptación y el resultado de su trabajo.

¿Por qué se produce el cambio?

Existen dos tipos de fuerzas que pueden provocar el cambio en una organización: unas externas y otras internas.

En cuanto a las fuerzas externas, la necesidad de modificar el trabajo, la cultura o la visión de la empresa se origina debido a factores demográficos, económicos, sociales y culturales, tecnológicos, ecológicos, o políticos y legales.

Por ejemplo, en esta crisis sanitaria, una fuerza externa -la pandemia- ha originado un cambio en la modalidad de trabajo. A esta modificación se le ha sumado un cambio legal en el teletrabajo o home office.

Por lo tanto, no podemos descartar que en los próximos años otra fuerza externa provoque nuevas formas de relacionarnos y concebir el empleo.

Con respecto a las fuerzas internas, el cambio en una organización se produce debido a una restructuración, a la economía de la empresa, al cambio de dirección o visión, a la necesidad de mejorar el clima laboral, etc.

¿Qué origina la reticencia al cambio?

Esta reticencia se genera debido a la propia organización o a los colaboradores.

¿Por qué se produce en una empresa el rechazo al cambio? Según algunos estudios, cuanto más compleja y experimentada es la organización, más le cuesta aceptar estos cambios y modificar sus procedimientos.

Por el contrario, en las empresas de nueva creación, el cambio suele implementarse mucho más rápido. Ello se debe a que en estas organizaciones aún no se han definido todos sus procedimientos; además, la frase “siempre se ha hecho así” todavía no se aplica en ellas. Es decir, a una empresa joven le resulta más fácil modificar sus formas de trabajo.

Si tu empresa se encuentra en la primera situación, la preparación, la comunicación y la implementación del cambio como una constante te ayudarán a sacar adelante esta habilidad muy necesaria.

¿Por qué se produce en los colaboradores el rechazo al cambio? Si un trabajador no quiere adaptarse al cambio, es posible que esté preocupado por su empleo.

Muchos colaboradores son expertos en su labor cotidiana y han conseguido ser eficientes con este modelo. En estos casos, el cambio puede provocar que pierdan horas de trabajo, que varíen los resultados de su labor o que, por no tener la formación necesaria, se sientan intimidados ante las nuevas herramientas.

Como hemos comentado en las etapas del cambio, es importante analizar por qué se produce la reticencia ante esta situación e intentar despejar los probables temores ante el cambio. Las personas somos animales de costumbres y nos cuesta salir de nuestra zona de confort, por lo que solamente la práctica y una buena Hoja de ruta permitirán implementar el cambio en una empresa de forma organizada y con un enfoque claro.

Asimismo, para que los colaboradores se adapten al cambio, se les debe brindar seguridad y un clima apropiado durante el proceso de transición. Ello con el fin de que puedan probar las nuevas herramientas y adaptarse a la nueva forma de abordar los objetivos.

RR.HH. como gestores del cambio

Si algo nos ha demostrado la pandemia es que el departamento de Recursos Humanos puede adaptar con rapidez un plan de acción y llevarlo a cabo en un tiempo límite.

Los gestores de talento se han convertido en la cabeza visible de estos cambios. Por ello, junto con los directivos y los mandos intermedios, deben motivar y entusiasmar al resto para superar ese miedo a lo desconocido.

Una situación de temor ante el cambio se ha producido en RR.HH. a la hora de digitalizar los procesos de reclutamiento. Al principio a algunos reclutadores el uso de ATS o software de selección de personal les causaba miedo porque pensaban que ello modificaría su trabajo o incluso que lo perderían.

Sin embargo, la digitalización les ha demostrado que es posible trabajar mejor y más rápido utilizando las nuevas herramientas.

Estas modificaciones en tan poco tiempo han originado que los profesionales de RR.HH. desarrollen la habilidad de adaptarse a las novedades, a fin de poder salir airosos y contentos ante los cambios.

Siempre es difícil salir de la zona de confort en la que nos encontramos, pero como empresa y como profesionales debemos trabajar para que el miedo no nos deje fuera del mercado.

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