Los secretos para una entrevista infalible en la era digital

La entrevista es la etapa decisiva en los procesos de selección. El propósito es acceder a información relevante del candidato para saber si reúne las habilidades necesarias para desempeñar la posición ofertada y formar parte del equipo.

Un estudio realizado a 2 mil reclutadores ha revelado que el 33% de estos afirman saber si contratarían o no a un candidato en los primeros noventa segundos de la entrevista. Y el 40% afirma que si la persona no sonríe, es razón suficiente para descartarlo.

¿Sigue siendo la entrevista una herramienta efectiva?

“La tecnología abre un nuevo abanico para aumentar la productividad, promover el talento y fomentar la colaboración” dijo Tom Peters, experto en nuevas prácticas de gestión y excelencia empresarial durante su ponencia en el World Business Forum de Madrid.

Los expertos no se ponen de acuerdo en la cantidad de entrevistas que son necesarias para saber si un candidato es idóneo para el puesto. Según el informe de Zety.com, el 51% de los reclutadores creen que deben hacerse tres entrevistas frente al 23% que considera que debe entrevistarse al candidato al menos cuatro veces antes de ofrecerle el trabajo.

Todos estos datos ponen de manifiesto que realmente la entrevista es imprescindible en el proceso de selección. Sin embargo, se suelen cometerse errores que pueden hacer que no sea tan eficiente como debería.

LinkedIn ha preguntado a más de 9 mil responsables de contratación cuándo deja la entrevista de ser eficiente. Los resultados son los siguientes:

• Cuando no permite evaluar las aptitudes interpersonales del candidato.
• Cuando no ayuda a identificar los puntos débiles de la persona.
• Cuando prevalece la subjetividad del entrevistador.
• Cuando los procesos son demasiado extensos.
• Cuando el reclutador no se ha preparado suficiente las preguntas.

 6 puntos para para conseguir una entrevista exitosa

Para conseguir que la entrevista no caiga en los problemas anteriores, debes tener en cuenta estospuntos para diseñar una entrevista exitosa.

1. Disponer de una estructura clara de la entrevista

2. Preparar la entrevista y definir las preguntas adecuadas

3. Captar todo lo que comunica el candidato: lenguaje verbal y no verbal

4. Controlar el tiempo y los temas a tratar

5. Dejar espacio al candidato para que pueda responder

6. Tomar notas para la evaluación

Grupos de preguntas para identificar a los mejores candidatos

Las mejores empresas usan estos cinco grupos de preguntas para poder identificar al mejor talento durante esta etapa.

1. Conocimiento de la empresa

El 47% de los reclutadores no quiere ofrecer un puesto al candidato si este no conoce la empresa. Un buen candidato es aquel que usa más de un canal para conocer y leer sobre la compañía.

Estas son algunas de las preguntas que puedes hacer:

• ¿Cómo presentarías la empresa a un cliente potencial?
• ¿Cuál es la última noticia que has leído sobre nosotros?
• ¿Has leído comentarios de otros trabajadores?

2. Habilidades específicas (hard skills)

Estas preguntas se centran en las habilidades técnicas y conocimiento que debe tener la persona para poder desarrollar el trabajo. Dependerán del sector y el puesto a cubrir. Un buen recurso es preguntar a otros miembros de tu organización para que te ayuden a elaborar las preguntas centradas en las habilidades técnicas.

• ¿Qué hay que tener en cuenta al diseñar una web API? (en el caso de buscar un perfil específico de programación)
• ¿Qué herramientas usas para hacer seguimiento de casos e incidencias? (para perfiles involucrados en el desarrollo de proyectos)
• Cómo profesor, ¿cómo consigues construir un ambiente seguro y positivo en tus clases?
• ¿Cuáles son las preguntas en las que basas tu prospección sobre nuevos clientes? (para perfiles de ventas)

En este punto es indispensable el uso de los Test de Habilidades que ofrece CompuTrabajo.

3. Habilidades interpersonales (soft skills)

Los soft skills son cada vez más importantes a la hora de contratar a una persona. El 62% de los reclutadores buscan específicamente las habilidades sociales de un candidato.

Recuerda que no hay ni buenas ni malas habilidades interpersonales, depende de cómo las use cada persona. Por ejemplo, la forma que tiene para motivar, puede ser dando instrucciones claras o precisas o bien dejar libertad a su equipo para inspirarles confianza.

• ¿Qué harías si tu equipo rechazara todas tus ideas?
• ¿Qué le dirías a un cliente enfadado?
• Cuéntanos una experiencia en la que no terminaste el trabajo, ¿Qué harías diferente?

4. Empatía con la empresa (misión, visión y valores)

Las preguntas deben ir enfocadas a saber si la persona es afin con la cultura de la empresa, independientemente del departamento en el que trabajará. No pierdas de vista los valores de la empresa y configura cuestiones alrededor de estos temas.

Es esencial que estas preguntas se realicen a todos los candidatos, independientemente del puesto al que postulan. Para ello, deben estar en la guía o kit de entrevistas para que se hagan en todos los procesos.

Hay empresas en las que otros colaboradores ajenos al departamento de Gestión de Talento se encargan de recibir al candidato y hablar con él. Como la persona está cómoda, ya que aún no ha empezado oficialmente la entrevista, muestra su personalidad y el colaborador puede adjuntar sus notas en el perfil del candidato.

5. Encaje en el departamento

Cada equipo llega al éxito por caminos diferentes. El mánager del equipo deberá comunicarte cuáles son las características de los miembros de su equipo y que necesita del candidato para que se adapte y se sienta feliz en el puesto.

Define las preguntas que te ayuden a valorar las afinidades como, por ejemplo:

• Explícanos un proyecto que hayas realizado en grupo. ¿Qué papel desempeñabas?
• ¿Cómo te imaginas un día de trabajo normal?
• ¿Qué esperas de tus compañeros de equipo?

No debes olvidar las preguntas de seguimiento que te permiten saber el cómo y el por qué.

Kit de entrevistas: la estrategia para aunar criterios

Antes de entrar en detalle sobre esta funcionalidad que se encuentra en Sherlock, el software de reclutamiento de nueva generación, debemos definir los parámetros para realizar una buena entrevista.

• Define los objetivos de la entrevista
• Trabaja con un formato estándar para todos los candidatos
• Crea criterios unificados de evaluación área por área
• Da feedback a los candidatos y reclutadores durante todo el proceso.

El Kit de entrevistas es una herramienta que reduce los posibles sesgos subjetivos y agiliza los tiempos para cubrir una vacante. Además, facilita encontrar al candidato adecuado, a la vez que mejora la coordinación entre equipo de reclutadores durante un proceso de selección.

Es imprescindible para gestionar las tres etapas de la entrevista: el antes, durante y después.

El 56% de los reclutadores invierte en herramientas innovadoras de entrevista como una de las principales tendencias para el futuro, según el informe de Tendencias de reclutamiento global de LinkedIn.

¿Qué nos permite hacer el Kit de entrevistas?

a) Definir las preguntas al detalle y elaborar el listado de áreas que se tratarán

Esta lista permite que cada candidato sea evaluado en las mismas condiciones y responda a las mismas preguntas, independientemente del entrevistador.

La estandarización te puede ayudar a evitar prejuicios o discriminaciones, dar la misma oportunidad a cada candidato sin que esos 90 segundos hagan mella en tu juicio.

b) Acceder a la información del candidato

Todas las personas entrevistadas estarán en la base de datos, en la carpeta de candidatos. Durante todo el proceso tendrás acceso a su información como, por ejemplo, foto, datos personales, experiencia, formación, grado de adecuación, CV y las pruebas realizadas durante el proceso.

c) Acceso rápido a la oferta de empleo concreta de cada proceso de selección

Es probable que tengas más de una vacante abierta. Por ese motivo, a veces es difícil acordarse de cómo era la descripción del trabajo, o la job description. Gracias al kit puedes consultar en todo momento la descripción de la vacante, las habilidades, los beneficios y el salario.

d) Agendar la entrevista

El kit facilita la coordinación entre los miembros que forman parte del proceso. Permite definir las etapas, asignar tareas entre los diferentes compañeros y agendar las entrevistas.

Para mayor comodidad de los reclutadores, las entrevistas aparecen calendarizadas tanto en el software como en el correo electrónico del trabajo.

Lo mejor es que en el e-mail aparecen los datos y un enlace para acceder directamente al kit de entrevistas de esa vacante, así de camino a la entrevista puedes acceder a las preguntas y la información del candidato.

e) Tarjeta de Evaluación

Crear un sistema de puntuación permite medir la satisfacción que obtienes con las respuestas. El uso de las mismas preguntas y el mismo sistema de evaluación asegura evitar el sesgo y es más fácil comparar las respuestas para decidir objetivamente quién encaja mejor.

Además, permite añadir notas en cada respuesta que haya dado el candidato y estas anotaciones pueden ser consultadas por el resto del equipo.

f) Automatización de la candidatura y de las comunicaciones

Al usar un software de reclutamiento se pueden automatizar partes del proceso. Desde elaborar los pasos para cubrir la vacante a, por ejemplo, que un candidato pase de una etapa a otra si un reclutador le da el visto bueno.

Conjuntamente durante todas las etapas, puedes elaborar comunicaciones personalizadas y automáticas para que la experiencia de candidato sea positiva y mantener informados a los candidatos sobre cómo avanza su candidatura.

Beneficios

Finalmente veamos cuáles pueden ser los beneficios de usar un Kit de Entrevistas:

• Criterios unificados: elaborar una guía para hacer las entrevistas hará que todos los candidatos sean evaluados por los mismos criterios evitando el sesgo subjetivo.
• Evaluaciones ágiles: no es necesario rellenar un formulario tedioso por parte del reclutador, sino que de forma visual e intuitiva puedes puntuar al candidato. Se pueden añadir notas que podrán ser consultadas por todos los miembros involucrados.
• Base de datos actualizada y compartida: Adiós al Excel y a las carpetas personales. Esta herramienta permite crear y mantener una base de datos de todos los candidatos que se actualizará de forma automática y a la que todo el equipo podrá tener acceso.
• Análisis de los resultados: un panel de control nos dará la información del tiempo invertido en cubrir una vacante, qué entrevistadores han hecho más procesos, canales por los cuales llegan candidatos óptimos, etc.

Si estás interesado en saber más sobre Sherlock, no dudes en contactar con nosotros.