Pasos para realizar un Onboarding exitoso

Los que desconocen el alcance completo de la labor de las áreas de Recursos Humanos pueden pensar que ésta termina tras la contratación. Nada más lejos de la realidad. Tras la contratación, los esfuerzos se dirigen a fidelizar ese talento.

El proceso de acogida hace referencia al periodo de tiempo en que, tanto el departamento de gestión de talento como el equipo, dan la bienvenida al nuevo miembro y le ayudan a sentirse parte de la empresa.

Debido a la pandemia, casi el 16% de las empresas encuestadas por CompuTrabajo han decidido hacer un Onboarding digital para dar la bienvenida a sus nuevos colaboradores. ¿Por qué? Realizar un buen Onboarding es esencial, ya que el 20% de las nuevas incorporaciones se plantean dejar el trabajo tras el primer día.

Para poder implementarlo de forma efectiva y en la distancia la mayoría de empresas ha usado soluciones tecnológicas como Pandapé. Esta herramienta digital permite elaborar un listado de tareas, dar información al nuevo integrante y poder hacer seguimiento de sus primeros pasos en la empresa.

¿Cómo implemento este proceso en mi organización?

Este proceso es un win-win, ya que el empleado se sentirá útil y capacitado, y para la empresa, ese nuevo miembro podrá realizar un trabajo efectivo cuanto antes, con lo que generará beneficios mucho antes que si no cuenta con ese plan de integración.

Para poder realizar un Onboarding exitoso, es importante que sigas estas cinco fases, para que el recién llegado sepa qué esperar en cada momento .

1. Construir un plan de acción

Como en toda estrategia debe haber un plan detallado de las fases y pasos del proceso. Este plan debe ser ideado y desarrollado por el departamento de Recursos Humanos, sin embargo, será principalmente implementado por el director de área o gerente y miembros del equipo de trabajo del cual formará parte la persona recién incorporada.

Algunos consejos para construir el plan:

• Enviar el contrato con antelación al candidato, para que lo lea tranquilamente y anote sus dudas.
• Dosificar la información durante los primeros días para evitar una saturación. La información debe darse de forma paulatina y en el momento oportuno.
• Rondas de presentación para que conozca a todo el equipo.
• Pautas para que el mánager pueda ir dándole trabajo hasta conseguir desarrollar sus competencias.
• Habilitar un espacio para que haga preguntas relacionadas con el contrato, las vacaciones, los beneficios, etc.
• Necesidad de hacer seguimiento de todo el proceso.

2. El primer día es crucial: supervisar la bienvenida

Las primeras impresiones cuentan. Para que el primer día sea una buena jornada es importante tener ciertas cosas en mente.

Lo primero es comunicar al equipo va a incorporarse una persona nueva. También es importante que cuando se incorpore, disponga de mesa, correo corporativo, material de oficina…

En ese primer día, se puede plantear una reunión entre la persona, el equipo de Recursos Humanos y el mánager del equipo del cuál formará parte.

En esta reunión se promoverá la explicación de funciones y áreas, de forma amable y cordial, donde al nuevo elemento le resulte sencillo preguntar todo lo que necesite sobre la empresa, sus beneficios y el modo de funcionamiento. Así como si no ha entendido algo del contrato o necesita alguna aclaración.

Una vez concluida la formalidad burocrática, es el momento de presentarle al equipo. Nuestro consejo es empezar primero por las personas con las que trabajará codo a codo. Luego al resto, y dejarle claro que no pasa nada si no se aprende los nombres de cada uno de inmediato, pues ya tendrá tiempo de hacerlo al colaborar.

Habrá ciertos documentos que deberá leer para empaparse un poco de la empresa y su modo de trabajar. Un organigrama y las personas de contacto para ciertos temas serán una buena manera de facilitarle los primeros pasos en la compañía.

Ese listado de contactos puede centrarse, por ejemplo, en a quién llamar si tienes problemas informáticos o quién se encarga de cierta área en la que trabajará.

Puede parecer una tontería, pero esta guía le ayudará a ser un poco más autónomo y así sentirse capaz de aportar valor al equipo y no sentirse una carga.

3. Crear sentimiento de pertenencia

Cada persona descubre la empresa por sí misma, a su ritmo. Lo que pueden hacer los gestores de talento es facilitarles la integración y crear sentido de pertenencia.

Hay varias estrategias que se implementan en estos casos:

• Kit de bienvenida: camiseta, taza, boli y lápiz. Tener algo de la empresa hace que te sientas parte del equipo, solo por compartir algo con el resto. Hay una empresa que cuando llega un nuevo miembro le dan una camiseta de un color y automáticamente forma parte de un equipo, de los cuatro que tiene la empresa. Entonces durante todo el año hacen pruebas y compiten por algún premio. De este modo, la persona, solo al entrar, ya forma parte de un equipo que le ayudará a integrarse y hacer aliados para conseguir un objetivo común.
• Programa de apadrinados: Cuando entra al equipo un recién llegado, se le asigna un padrino que le ayudará a entender la empresa, le podrá preguntar lo que quiera y le enseñará la zona de descanso, le presentará personas a la hora del café, etc.
• Crear encuentros para presentar a la gente e interactuar. Otra forma de que el “nuevo” conozca a otras personas de la empresa es propiciar encuentros para que puedan hablar y entablar relaciones. Un buen ambiente laboral permite que la gente sea mucho más productiva.
• Invitarlo a reuniones laborales: Seguramente aún no podrá participar activamente en los temas tratados, pero asistir a las reuniones es una forma inclusiva de mostrarle cómo se trabaja en equipo y que todas las personas cuentan. Recordemos que actualmente los perfiles han cambiado y son transversales, les gusta que las empresas sean transparentes y compartan la visión global.

4. Promover la misión de la empresa

Este tema se ha tratado en las fases anteriores, es decir, durante el proceso de reclutamiento. Pero no es lo mismo lo que han leído que vivirlo en primera persona.

Conocer la historia de la empresa puede ayudarle a entender el por qué del crecimiento, de la cultura organizacional y de la forma de trabajar.

Los humanos estamos hechos para entender narrativas que nos cautiven, así que contarle la historia del por qué es una buena forma de que se integre y que comulgue con los mismos ideales de la organización.

Puedes recomendarle, por ejemplo, algunos libros o películas que sean similares con la visión de la empresa. Y si alguno de los líderes o miembros ha escrito algún libro sobre su experiencia, se le puede facilitar, para que entienda mejor cómo y dónde empezó todo.

En este paso de la estrategia el objetivo es generar sentido de la pertenencia, es decir, creer en lo que hace la empresa, compartirlo y trabajar para conseguir extender esa misión.

5. Análisis

Se debe cuidar la parte del seguimiento. En este caso se llevará a cabo tanto por el reclutador, como por el mánager.

Hacer una reunión al cabo de unos días, para ver cómo se integra y otra antes de finalizar el período de prueba, puede ser una buena manera de tomarle el pulso a ese talento y evitar su fuga.

Una buena pregunta en esas reuniones es si el trabajo está cumpliendo con sus expectativas y si era lo que esperaba cuando aplicó a la oferta. La respuesta puede ayudar a los reclutadores a ajustar las futuras candidaturas y hacerlas atractivas y efectivas.

Finalmente, los datos serán los que te indicarán si el proceso de Onboarding ha sido exitoso o debe ser modificado.

Realizar encuestas a los recién llegados te dará información sobre si es un buen plan de “aterrizaje” o si necesita cambios. También es una buena forma de conocer el punto de vista de alguien que aún no está contaminado por el día a día o por el statu quo.