Vuelta al lugar de trabajo: ajustándonos a la nueva situación

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Hace ya casi un año y medio que la mayoría de los colaboradores han tenido que adaptarse a trabajar en remoto, a configurar su día a día delante de una pantalla. No obstante, ello parece que poco a poco va cambiando. Algunas empresas ya estudian volver a las oficinas o ya han empezado a retornar a sus lugares de trabajo habituales.

La vuelta a las oficinas se sustenta en dos pilares básicos: los estímulos positivos para volver y la percepción de seguridad que tienen los colaboradores.

Casi el 70% de los empleados en Estados Unidos consideran que hasta que no estén vacunados completamente no deberían regresar a la oficina, según Forbes.

Sin embargo, esta creencia es diferente según cada país y la necesidad de cada empresa. Si tu organización está preparando la vuelta, este artículo te interesará.

Logística y bagaje emocional

Tras más de 15 meses pensando que la seguridad recae en el no contacto, ahora parece ilógico que los colaboradores se sientan a salvo si existe mucha gente alrededor. Por ello, corresponde devolver la confianza y la tranquilidad para poder compartir espacios.

En este caso, el área de Recursos Humanos debe garantizar la desinfección de la oficina, el protocolo de limpieza de las zonas comunes y también los turnos para que el personal pueda usar el comedor, la ansiada zona del café o los baños. Es decir, resulta necesario organizar el retorno con coherencia para evitar la concentración masiva de personal en ciertas zonas.

Ello requiere un complejo protocolo de actuación y logística que les permita convivir a diferentes profesionales en un mismo espacio, sin sobrepasar las medidas de protección indicadas por el organismo de sanidad.

Por ejemplo, será necesario abastecer de espráis desinfectantes, separaciones en el lugar de trabajo, así como chequeo de la temperatura, prueba de antígenos, uso del espacio adaptado al máximo permitido… Asimismo, en un departamento se establecerán formas diferentes de trabajo: remoto, híbrido o presencial.

El aspecto social también será diferente. Por ejemplo, no puede haber mucha gente el mismo día en la oficina y las celebraciones deberán desarrollarse de forma distinta, sin ubicarse todos en un mismo espacio. Es decir, adiós a soplar velas; pero ello es una buena oportunidad para los mánagers y gestores de cara a buscar formas alternativas de celebrar hitos.

Algunas empresas han optado por certificar su lugar de trabajo como libre de COVID. Por ejemplo, el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (IRAM) ofrece la certificación del Sello IRAM Protocolo COVID-19 Verificado que evalúa si el protocolo es adecuado para la organización.

En el Perú se han establecido medidas diferentes que se pueden consultar en la página web del Ministerio de Salud.

En cuanto al bagaje emocional, debes prestar atención a cómo se encuentra tu equipo y qué problemas de reconexión o salud tienen, con el fin de adaptarte a ellos.

En este caso es importante comunicarles con claridad a los colaboradores qué medidas se toman, por qué son importantes y qué pasará si alguien no las cumple. Asimismo, si las instalaciones lo permiten, es muy buena iniciativa habilitarles espacios para que puedan sentirse seguros mental y físicamente.

Elementos que debes tener en cuenta para un retorno seguro

Es importante considerar algunas cuestiones fundamentales antes de emprender la vuelta a la oficina o zona de trabajo.

Vamos a compartir 5 puntos clave para poder elaborar el protocolo o la estrategia de regreso a la oficina:

1. Clasificación de los puestos de trabajo en función de su exposición. Esta clasificación te brindará un listado de los puestos con riesgo más alto de exposición y aquellos que tienen un nivel bajo de exposición.

2. Las disposiciones legales de los centros de trabajo. En el Perú, por ejemplo, las empresas deben elaborar un Plan para la vigilancia, prevención y control del COVID en el trabajo. Este documento deberá ser enviado al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo (CSST).

3. Elaboración del protocolo de seguridad y su comunicación. El área de RR.HH. deberá elaborar un documento de acceso para todo el personal donde se detallen las medidas de seguridad adoptadas por la empresa y las obligatorias para los colaboradores. También deberá dedicar parte de su tiempo a comunicar y difundir este mensaje, para seguridad y tranquilidad de todo el equipo.

4. Nuevas medidas de limpieza y desinfección. Antes de la vuelta a la oficina, deberán ser evaluados los turnos y considerarse las medidas de limpieza y desinfección. Ello afectará los descansos obligatorios del personal cada vez que se desarrolle una desinfección del área.

5. Protocolos de reincorporación al trabajo tras la detección del COVID según el grado de afectación. En este caso aquellos que hayan tenido que permanecer en aislamiento se incorporarán tras 14 días si la prueba ha sido negativa. En el caso de dar positivo, dependerá exclusivamente de las pautas médicas para cada colaborador.

La evolución de las oficinas

Las oficinas tal y como las conocíamos antes pueden desaparecer ante la irrupción de un nuevo paradigma.

Las sucursales hasta ahora eran lugares donde el personal podía encontrarse con sus compañeros y jefes para trabajar en común con un fin único.

La pandemia ha provocado que las formas de interactuar hayan cambiado. Por ejemplo, ahora las salas virtuales ocupan un espacio importante en el día a día de colaboradores y clientes.

Sin embargo, es evidente que las oficinas juegan un rol importante en la interacción laboral. Los seres humanos somos seres sociales y necesitamos compartir e interactuar para crear lazos de pertenencia.

Los expertos aseguran que las oficinas seguirán siendo un punto de encuentro; ya que los espacios virtuales, aunque útiles, presentan dificultades para mantener a largo plazo la productividad, mantener la motivación o incitar la innovación.

Las relaciones interpersonales son fundamentales para mantener la motivación y satisfacer las necesidades sociales de las personas. Por ello, las oficinas tienen un lugar principal en la ecuación.

No obstante, debemos avanzarnos y ya se ha podido comprobar que este cambio le plantea a la empresa muchas oportunidades de crecimiento.

La readaptación de los espacios es algo común en grandes empresas. En algunos sectores como los de software y tecnología, la empresa anima a sus colaboradores a trabajar sin puestos fijos y a compartir espacio con otros miembros de la organización, aunque no sean del mismo equipo.

Esa propuesta parece surgir de la necesidad de colaboración y de la creación de equipos multidisciplinares que busquen soluciones alternativas a los problemas reales con los que se encuentran día a día.

Ya habíamos visto hasta la fecha la proliferación de espacios de coworking e incluso el trabajo nómada. Ahora las oficinas deben cambiar para adaptarse a las nuevas dinámicas y metodologías laborales.

Parece que este 2021 trae un nuevo desafío a los departamentos de RR.HH.: la evolución de la oficina y las nuevas metodologías de trabajo. Estas dos grandes propuestas pueden ser una buena manera de entusiasmar y enamorar de nuevo al talento.

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